Desktop Search voor Slim Document Management

Ooit bezig geweest met een email zoeken, of mijn document, of mijn ontvangen bestanden of een adres? Hoeveel tijd heeft het gekost om het te vinden of heb je het helemaal niet gevonden?

Met een Desktop Search of Enterprise Search is dit verleden tijd. Met één klik vinden zien we in één overzicht het e-mail adres, het adres, de personen vinden, mijn document en mijn ontvangen bestanden.

Het maakt het moeizaam documenten en andere content archiveren in digitale archiefkast lade (mappen) veel eenvoudiger.

Waar content de staat maakt niets meer uit!

De zoekmachine heeft alle content letter voor letter gelezen en in de index geplaatst. Met een klik krijg je alle content waarin het woord flower staat. Zie het voorbeeld van de kosteloze desktop search tool van Copernic.

Andere bekende desktop search programma's zijn Google Desktop Search en Windows Desktop Search (Microsoft).

Hier is een overzicht van alle desktop zoekmachines te vinden. In Wikipedia staat hier een interessante uitleg over Desktop Search.

Het zoeken gaat net zoals met Google op het internet. Een klik is voldoende om alle informatie te vinden op de PC of zelfs het complete bedrijfsnetwerk. Het is omgekeerd vragen stellen aan alle digitale archiefkasten tegelijk, en binnen één seconde is het document of e-mail adres gevonden.

Van elk soort content is een voorbeeld beschikbaar. Het document opent dan in het orginele pakket. Een word document opent in MS Word en een e-mail in Outlook.

Innovatieve Computer Management Software

Desktop Search en Enterprise Search is zoeksoftware speciaal geschikt gemaakt om te zoeken in elke digitale archiefkast lade op de PC of ergens op het bedrijfsnetwerk.

Met één programma zoek je naar Microsoft Word, Excel en Powerpoint documenten, Acrobat PDF en alle populaire muziek, foto's, plaatjes en video formaten. Je kunt het inzetten voor het e-mail adres zoeken, een adres zoeken of personen zoeken in outlook, zoeken in de favorietenlijst en browser geschiedenis.

Dit lijkt erg op het Google Zoeken

Door de zoeksoftware wordt het zoeken naar informatie helemaal anders dan je nu gewend bent. Je gaat zoeken naar de woorden die in een documenten staan. Net zoals we dat al gewend zijn met de internet zoekmachines.

Want hoe zoek je met Google, Live Search of Ilse. Je toetst een paar woorden in en met één klik krijg je een resultaten pagina te zien. Hierop staat alle content waarin je zoekwoorden voorkomen.

Hoe Werkt het?

Zoeksoftware leest op de achtergrond letter voor letter alle digitale content. Zo worden van e-mails de complete tekstinhoud en de inhoud van bijlagen gelezen en in een index geplaatst. Documenten gemaakt met MS office Word worden letter voor letter van boven tot onder gelezen. Net zoals pdf documenten, excel spreadsheets, powerpoint presentaties, e.d.

Het programma is zo gemaakt dat de computer er niet trager door wordt. Heel slim doen ze hun werk op de achtergrond als de computer even niet gebruikt wordt.

Zoeken met Verschillende Programma's is niet Meer Nodig

Dit scheelt veel tijd. Met een Desktop Search en Enterprise Search doorzoek je namelijk met één programma direct door meerdere informatie bronnen tegelijk. Dit gaat veel effectiever dan eerst e-mail opzoeken met ‘privacy wetgeving in MS Outlook. Dan de MS Verkenner te starten, in de zoekfunctie ‘privacy wetgeving’ te toetsen, dan een overzicht met document bestandsnamen gepresenteerd te krijgen.

Nu doe je dit voortaan in één handeling. Je toetst 'privacy wetgeving' in klikt op search en één seconde later zijn alle documenten gevonden. Je krijgt in één totaal overzicht alle gevonden e-mails, documenten (office en pdf), plaatjes, contactpersonen, etc. te zien.

Bovendien krijg je direct veel meer document detail informatie getoond. Opgelet de functionaliteiten kunnen per leverancier van een Desktop Search en Enterprise Search programma verschillen.

Vista Maakt er Gebruik van

Gebruikers van Vista beschikken automatisch over zoeksoftware deze zit in het programma. Het is de Windows Desktop Search, die voor XP gebruiker kosteloos is te downloaden.

De Slimme Combinatie

Om informatie te vinden op het bedrijfsnetwerk is een Enterprise Search nodig. Het voordeel van de combinatie desktop search en enterprise search is dat het complete bedrijfsarchief via een klik toegankelijk is.

De desktop search tool wordt dan gebruikt voor het vinden van content op de lokale computer.

De Enterprise Search tools geeft toegang tot alle content die op het bedrijfsnetwerk staat. Door beide te combineren word lokale content en bedrijfscontent via één programma ontsloten.

Heb je eenmaal gebruik gemaakt van deze zoeksoftware dan wil je niet meer anders. Deze manier van informatie vinden is heel intuïtief. Je maakt van je computer een vraagbaak die razend snel alle antwoorden op jouw vragen geeft.